核心概念：什么是“引文和书目”功能？

Word 的“引文和书目”功能基于一个叫做 Citation Style Language (CSL) 的标准，你可以把它理解成一个“翻译器”：

• 你告诉 Word：我在这里引用了文献A，文献B。
• Word 会：根据你选择的引文样式（如 APA 7th, GB/T 7714, MLA 等），自动将文献A和B的引用信息格式化成 [1] 或 (Smith, 2025) 这样的格式。
• Word 会：在文末自动生成一个格式统一的参考文献列表。

整个过程的关键在于建立一个“源”，也就是你的参考文献数据库。

使用 Word 内置的“引文和书目”功能（最推荐）

这是最直接、最方便的方法，无需安装任何额外软件，尤其适合初学者。

步骤 1：选择引文样式

在开始写作前,最好先设置好目标期刊或学校要求的参考文献格式。

1. 点击 Word 菜单栏的 “引用” 选项卡。
2. 在 “引文和书目” 组中，点击 “样式”。
3. 在下拉列表中,你可以看到一些内置样式，如 APA、MLA 等。
4. 如果没有你需要的样式（例如中国的 GB/T 7714），可以点击 添加新样式源...，在弹出的窗口中，选择 .csl 文件（可以从网上下载，如 Zotero Style Repository）进行添加。

步骤 2：添加新源（建立你的参考文献库）

你需要将你的参考文献信息添加到 Word 的管理器中。

1. 同样在 “引用” 选项卡下，点击 “管理源”。
2. 在弹出的对话框中,点击 “新建...”。
3. 填写文献的详细信息,如“类型”（书籍、期刊文章、网页等）、“作者”、“标题”、“年份”、“出版商”等。请务必填写准确、完整的信息。
4. 点击“确定”保存，并关闭“管理源”窗口。

提示：手动添加文献非常耗时且容易出错，建议你先使用文献管理软件（如 Zotero, EndNote, Mendeley）来管理你的文献库，然后通过 方法二或方法三 导入到 Word 中，这里仅作为基础功能介绍。

步骤 3：在正文中插入引文

现在你可以在论文中插入引文了。

1. 将光标定位在你想插入引文的位置。
2. 点击 “插入引文”。
3. 在下拉框中,Word 会列出你已添加的所有文献，你可以直接点击选择。
4. Word 会根据你选择的样式，自动插入格式化的引文，如 [1] 或 (Smith, 2025)。

步骤 4：生成文末的参考文献列表

这是最神奇的一步,Word 会自动为你生成。

1. 将光标定位在你希望放置参考文献列表的末尾（通常是文章的最后）。
2. 点击 “书目”。
3. 选择 “书目” 或 “尾注”，通常选择“书目”即可。
4. Word 会自动扫描全文所有引文，并根据你设置的样式，生成一个格式完美、条目齐全的参考文献列表。

优点：

• 无需额外软件,Word 自带。
• 操作直观,易于上手。
• 自动生成和更新参考文献列表,非常方便。

缺点：

• 手动添加和管理大量文献源非常繁琐。
• 样式支持有限,复杂样式可能需要手动添加 .csl 文件。
• 对中文文献（特别是国标 GB/T 7714）的支持有时不够完美，容易出现格式错误。

使用文献管理软件 + Word 插件（专业首选）

这是学术界和科研人员最推荐的方法,它结合了专业文献管理软件的强大功能和 Word 的便捷性，这里以 Zotero 为例（免费开源），EndNote 和 Mendeley 操作类似。

准备工作

1. 安装 Zotero：从 Zotero 官网 下载并安装。
2. 安装 Word 插件：在 Zotero 的 偏好设置 -> 高级 -> 文件和文件夹 中，找到 Word 插件的安装路径，然后关闭 Zotero 和 Word，运行安装程序。
3. 设置引文样式：在 Zotero 的 偏好设置 -> 高级 -> 输出样式 中，选择你需要的样式（如 GB/T 7714-2025），如果列表中没有，可以点击 Get Additional Styles... 从在线样式库中下载。

工作流程

1. 在 Zotero 中管理文献：

   • 当你浏览网页时（如 Google Scholar, PubMed, 知网），点击浏览器右上角的 Zotero 图标，文献信息会被自动抓取并保存到你的 Zotero 文献库中。
   • 你可以给文献打标签、做笔记、添加 PDF 附件等，管理非常高效。

2. 在 Word 中写作和引注：

   • 打开 Word，你会看到一个名为 “Zotero Word” 的新选项卡。
   • 将光标定位到需要插入引文的位置。
   • 点击 “Add/Edit Citation” (添加/编辑引文)。
   • 在弹出的搜索框中,输入文献标题或作者，Zotero 会自动匹配你文献库中的文献，选择它即可。
   • Word 会自动插入格式正确的引文，并在文末生成参考文献列表。

3. 编辑和格式化：

   • 编辑引文：点击已插入的引文，然后点击 “Edit Citation”，可以添加页码（如 p. 25）、修改为“作者-年份”格式等。
   • 更新整篇文档：当你添加了新引文或修改了样式后，点击 “Refresh” (刷新) 或 “Add/Edit Bibliography” (添加/编辑书目)，Word 就会自动更新全文的引文和参考文献列表。
   • 更改引文样式：直接在 Zotero Word 插件的 “Document Preferences” (文档设置) 中更换样式，所有引文和列表都会一键更新。

优点：

• 效率极高：一键抓取文献，自动管理，自动格式化。
• 功能强大：支持海量文献、PDF 管理、笔记、标签等。
• 格式精准：能完美支持各种复杂的引文样式，包括中文国标。
• 避免重复劳动：文献库可重复使用，新文章只需调用即可。

缺点：

• 需要额外安装和学习使用 Zotero 等软件。

使用第三方 Word 插件（如 NoteExpress）

如果你使用的是 NoteExpress（一款在中文高校和科研机构中非常流行的文献管理软件），流程与 Zotero 类似。

1. 安装 NoteExpress 和 Word 插件。
2. 在 NoteExpress 中建立个人图书馆，并导入或在线检索文献。
3. 在 Word 中，会看到一个 “NoteExpress” 选项卡。
4. 使用 “插入引文” 功能，从你的 NoteExpress 文献库中选择文献插入。
5. 使用 “格式化参考文献” 功能，选择目标样式（如 GB/T 7714-2025），Word 会自动生成格式化的引文和文末列表。

优点：

• 对中文文献和国内期刊格式的支持非常好,数据库资源丰富。
• 界面符合国内用户习惯。

缺点：

• 软件为商业软件,需要付费购买或通过学校/机构授权使用。

总结与建议

给你的最终建议：

• 如果你只是偶尔写一篇小文章，且参考文献不多，方法一（Word 内置功能） 完全够用。
• 如果你是学生、研究人员，或者计划长期进行学术写作，强烈建议你花半天时间学习并使用方法二（Zotero + Word 插件），这会为你节省大量的时间和精力，并让你的论文格式看起来非常专业，Zotero 是免费的，功能强大，社区活跃，是最佳选择。