核心步骤：使用“引文与书目”功能
这个功能基于一个叫 Citation Style Language (CSL) 的标准，Word 内置了多种常用格式（如 GB/T 7714-2025、APA、MLA 等），你也可以从网上下载更多样式。
（图片来源网络，侵删）
第一步：设置参考文献样式
你需要选择一个合适的参考文献格式。
- 点击功能区：在 Word 的菜单栏中，切换到 “引用” 选项卡。
- 选择样式：在 “引文与书目” 组中，你会看到一个下拉菜单，显示当前选中的样式（APA、MLA 或“无”）。
- 选择或添加样式：
- 内置样式：直接点击下拉菜单，选择你需要的格式，对于中文论文，通常需要选择
GB/T 7714-2025或Chinese Std GB/T 7714 (numeric)等，如果列表里没有，你需要添加。 - 添加新样式：
- 点击下拉菜单底部的 “样式...”。
- 在弹出的对话框中,点击 “添加新样式”。
- 在 Microsoft Office Online 官方样式库中搜索你需要的格式（例如搜索
GB/T 7714），选择并点击 “下载”。 - 下载后,样式会自动出现在你的 Word 中，你就可以在第一步的下拉菜单里选择它了。
- 内置样式：直接点击下拉菜单，选择你需要的格式，对于中文论文，通常需要选择
第二步：将文献源添加到 Word
你需要将你的参考文献信息（作者、标题、年份等）导入 Word，作为“源”。
- 点击“管理源”：在 “引用” 选项卡的 “引文与书目” 组中，点击 “管理源”。
- 添加新源：在弹出的“源管理器”对话框中，点击 “新建...”。
- 填写文献信息：在弹出的“创建源”对话框中，务必从“源类型”下拉菜单中选择正确的文献类型（期刊文章、书籍、学位论文等）。
- 填写详细信息：根据选择的类型，填写作者、标题、年份、期刊名、卷号、页码等信息，所有带星号 的都是必填项。
- 确定并保存：点击 “确定”，返回“源管理器”，你会看到新添加的文献，再点击 “确定” 保存。
重要提示：你可以一次性添加多篇文献，它们都会保存在这个“源管理器”中，供你整篇文档使用。
第三步：在正文中插入引文
你可以在论文正文中需要引用的地方插入带编号的引文了。
（图片来源网络，侵删）
- 将光标定位：将光标放在你想要插入引文编号的位置（句末）。
- 点击“插入引文”：在 “引用” 选项卡中，点击 “插入引文”。
- 选择文献：在下拉列表中，选择你刚才添加的文献，Word 会自动为你生成一个编号，如
[1]。 - 处理多篇文献：如果你需要引用多篇文献，可以按住
Ctrl键同时选择多篇，它们会自动合并，如[1-3, 5]。 - 编辑引文：点击引文后，会出现一个下拉箭头，你可以选择 “编辑引文” 来修改页码等信息，或者 “转换为静态文本”（一旦转换，编号将不再自动更新，请谨慎使用）。
第四步：自动生成参考文献列表
这是最神奇的一步,Word 会根据你正文中插入的引文，自动生成完整的参考文献列表。
- 定位光标：将光标放在你希望生成参考文献列表的文档末尾。
- 点击“书目”：在 “引用” 选项卡中，点击 “书目”。
- 选择格式：点击下拉菜单，选择 “书目”，Word 会自动收集所有在正文中被引用过的文献，并按照你第一步设置的样式进行排版，生成参考文献列表。
如果你想更新列表（比如在正文中新增或删除了引文），只需再次点击 “书目”，然后选择 “更新书目” 即可。
进阶技巧与注意事项
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使用 EndNote 或 Zotero（强烈推荐）
- 对于需要管理大量文献的学者和学生来说,使用专业的文献管理软件（如 EndNote, Zotero, Mendeley）是更优的选择。
- 工作流程：在 Zotero/EndNote 中管理你的文献和笔记 -> 在 Word 中安装其插件 -> 直接从插件中插入引文和生成书目。
- 优点：功能更强大，支持更多期刊格式，与 PDF 文件关联紧密，云端同步等，Word 内置的“引文与书目”功能其实就是 Zotero 插件的一个简化版。
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如何处理“作者-年份”制格式？
（图片来源网络，侵删）- 如果你的学校或期刊要求
(张三, 2025)这种格式的引文，你需要选择支持该样式的 CSL 模板（如 APA），在“插入引文”时，Word 会自动生成(作者, 年份)的格式。
- 如果你的学校或期刊要求
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如何添加自定义的文献类型？
- 如果标准文献类型（如期刊、书籍）无法满足你的需求（你需要引用一个“标准”或“报告”），可以在“源管理器”的 “类别...” 中添加自定义类型。
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编号格式问题
- 如果希望编号是
[1]、(1)还是1，这完全取决于你选择的 CSL 样式，不同的样式有不同的编号规则，无需手动修改。
- 如果希望编号是
-
常见问题：编号重复或错乱
- 原因：通常是手动修改了自动生成的编号，或者使用了“转换为静态文本”功能。
- 解决方法：检查所有引文是否都是通过 “插入引文” 功能生成的，删除错误的编号，重新插入引文，然后点击 “书目” -> “更新书目”。
| 步骤 | 操作 | 核心目的 |
|---|---|---|
| 设置样式 | 引用 -> 引文与书目 -> 选择 GB/T 7714-2025 等 |
确定参考文献的格式和编号样式。 |
| 添加文献源 | 引用 -> 管理源 -> 新建 -> 填写信息 |
建立你的个人文献数据库。 |
| 插入引文 | 引用 -> 插入引文 -> 选择文献 |
在正文中自动插入带编号的引用。 |
| 生成书目 | 引用 -> 书目 -> 选择 书目 |
在文末自动生成格式正确的参考文献列表。 |
掌握这个方法,你就可以彻底告别手动编号和排版参考文献的繁琐工作，将精力集中在论文内容本身，祝你写作顺利！
