核心概念：Word 2007 的参考文献管理机制

Word 2007 的参考文献管理主要基于两个部分：

1. 源管理器：这里是你的“个人图书馆”，你需要先将你引用的所有文献（书籍、期刊、网页等）信息按照标准格式（如 APA, MLA, GB/T 7714 等）添加到源管理器中。
2. 引文和书目：这是你写作时的“工具”，当你需要在文档中插入引用时，Word 会从源管理器中调取对应文献的信息，并自动生成文内标注（如 [1]），当你需要生成文末的参考文献列表时，Word 会自动从源管理器中提取所有被引用的文献，并按照你选定的格式进行排序和生成。

第一步：打开“引文和书目”工具

1. 打开你的 Word 2007 文档。
2. 点击顶部菜单栏的 “引用” 选项卡。
3. 在“引文和书目”组中，你会看到所有相关的工具按钮。

第二步：将参考文献添加到“源管理器”

这是最关键的一步,你需要先将你用到的所有文献信息录入到 Word 中。

1. 在 “引用” 选项卡下，点击 “管理源” 按钮。

2. 弹出 “源管理器” 对话框，点击 “新建...” 按钮。

3. 此时会弹出 “创建源” 对话框，你需要填写文献的详细信息。

   
   （图片来源网络，侵删）

   • 类型：选择文献的类型，如“书籍”、“期刊文章”、“报告”、“网页”等，选择正确的类型后，下方的输入框会自动变化，提示你填写哪些必要信息。

   • 输入框：根据你选择的类型，填写所有带星号 的必填项。

     • 示例：书籍
       • 类型：书籍
       • 作者：张三
       • 科学研究方法导论
       • 年份：2025
       • 城市：北京
       • 出版社：高等教育出版社
     • 示例：期刊文章
       • 类型：期刊文章
       • 作者：李四, 王五
       • 人工智能在教育领域的应用研究
       • 年份：2025
       • 月份：5
       • 现代教育技术
       • 卷/期：31(5)
       • 页码：12-18

   • 标识符：这是文献的唯一编号，通常使用“作者+年份”格式（如 张三2025），Word 会自动生成，你也可以手动修改，但建议保持唯一性。

   • 填写完毕后,点击 “确定”。

     
     （图片来源网络，侵删）

4. 重复以上步骤,将你论文中需要引用的所有文献都添加到“源管理器”中，你会看到它们都出现在“源管理器”的列表里。

5. 在“源管理器”中点击 “关闭”。

第三步：在正文中插入引文

你的“图书馆”已经建好了，可以在写作时随时调用了。

1. 将光标定位在你需要插入引用标注的位置（句末的句号之前）。
2. 在 “引用” 选项卡下，点击 “插入引文” 按钮。
3. 在下拉菜单中,你可以直接选择你需要的文献（如果列表中有），或者点击 “添加新引文...”。
4. 如果点击“添加新引文”，会再次弹出“创建源”对话框，让你添加新的文献，但更高效的方式是回到“源管理器”中添加。
5. 选择文献后,Word 会在光标位置插入引文，默认格式是“作者-年份” (张三, 2025)，如果你想要数字上标格式 [1]，需要进行下一步设置。

第四步：设置引文格式（数字上标 [1]）

Word 2007 默认不使用数字上标格式，需要手动设置。

1. 在 “引用” 选项卡下，点击右下角的 “引文和书目” 组启动按钮（一个小箭头）。

2. 在弹出的 “引文和书目” 对话框中，进行如下设置：

   • 样式：点击下拉菜单，选择一个你需要的参考文献格式，Word 2007 内置了多种格式，如 APA (第5版), MLA (第6版), GB/T 7714 等，对于中文论文，GB/T 7714 是最常用、最标准的选择。
   • 布局格式：在“引文”部分，选择 上标。
   • 书目：选择 悬挂缩进，这是参考文献列表的标准格式。

3. 设置好后,点击 “确定”，你再点击 “插入引文”，插入的就会是 [1] 这样的数字上标了。

第五步：生成文末的参考文献列表

这是最神奇的一步,Word 会自动帮你完成所有繁琐的排序和格式化工作。

1. 将光标定位在你希望放置参考文献列表的文档末尾。
2. 在 “引用” 选项卡下，点击 “书目” 按钮。
3. 在下拉菜单中,选择 “书目” 选项。
4. Word 会自动扫描你文中所有插入的引文，并从源管理器中调取对应的完整信息，按照你之前设置的格式（如 GB/T 7714）和字母顺序（或数字顺序）生成一个格式整齐的参考文献列表。

重要注意事项与技巧

1. 实时更新：当你增删或修改了文中的引文后，参考文献列表不会自动更新，你需要手动更新。

   • 更新方法：点击生成的参考文献列表，它会变成灰色背景，然后点击出现的 “更新引文和书目” 按钮，或者直接按 F9 键。

2. 修改已添加的源：如果发现之前录入的文献信息有误（比如出版社写错了），可以回到 “管理源” 中找到该文献，点击 “编辑...” 进行修改，修改后，记得更新文中的引文和文末的书目（按 F9）。

3. Word 2007 的局限性：

   • 没有插件支持：与 Word 2010 及以后版本不同，Word 2007 无法通过安装 EndNote、Zotero 等第三方文献管理软件插件来实现无缝对接，所有操作都必须依赖 Word 自带的“引文和书目”工具。
   • 功能相对简陋：源管理器不能像 Zotero 那样通过 DOI 或 ISBN 一键抓取信息，所有内容都需要手动输入，效率较低。
   • 兼容性问题：用 Word 2007 创建的文档，在更高版本的 Word 中打开时，功能通常能正常工作，但反之，用高版本创建的、使用了新功能的文档，在 Word 2007 中打开时可能会丢失格式或功能。

在 Word 2007 中自动生成参考文献的流程可以概括为：

设置格式 → 录入文献 → 插入引文 → 生成书目 → 更新

虽然过程比新版本繁琐,且需要手动录入信息，但只要严格按照上述步骤操作，你依然可以享受到 Word 自动排序、格式化和更新参考文献列表带来的便利，大大提高论文写作的效率和规范性。