下面我将为你提供一份非常详细的保姆级教程,涵盖从设置到使用的全过程，主要以中国最常用的 GB/T 7714-2025 格式为例。

核心思想：不要手动输入参考文献！

手动输入不仅效率低下,而且极易出错，尤其是在修改、增删文献时，格式会变得一团糟，Word的“引文与书目”功能就是为了解决这个问题，它就像一个文献管理小助手，让你只需关注内容，格式它会自动搞定。

第一步：准备工作 - 安装文献管理软件

虽然Word自带了基础的引文功能,但强烈建议你配合专业的文献管理软件使用，Zotero (免费开源，强烈推荐)、Mendeley 或 EndNote。

• 为什么需要？
  1. 更强大的文献库管理：可以轻松收集、分类、标记PDF全文。
  2. 与Word无缝集成：Zotero等软件可以直接在Word中插入文献，并实时同步。
  3. 样式更全：官方样式库几乎涵盖了所有国内外期刊和学校的格式要求。
  4. 云端同步：在不同电脑上都能访问你的文献库。

本教程将以Zotero为例，因为它免费、开源且功能强大。

第二步：在Word中设置引文样式

这是确保论文格式符合要求的关键一步。

1. 打开你的Word论文文档。
2. 点击顶部菜单栏的 “引用” 选项卡。
3. 在 “引文与书目” 功能区，点击 “样式” 下拉菜单。
4. 在列表中找到 GB/T 7714-2025，如果列表里没有，可以点击 “更多样式...”。
5. 在弹出的对话框中,选择 “中文” 分类，然后找到并双击 GB/T 7714-2025。
6. 你整个文档的参考文献格式就默认设置为这个国家标准了。

第三步：添加源（参考文献）

你有两种主要方式来添加参考文献：

直接在Word中添加（适合少量文献）

1. 在 “引用” 选项卡中，点击 “添加新源”。
2. 在弹出的对话框中,填写文献的完整信息（作者、年份、标题、出版社等）。
3. 填写完毕后,点击 “确定”。
4. 这个源会被添加到你的“源”列表中，并会在文末自动生成参考文献列表。

缺点：如果文献信息复杂（如析出文献、专利等），填写起来比较麻烦，且容易出错。

通过Zotero添加（强烈推荐，适合大量文献）

这是最高效的方法。

1. 在Zotero中收集文献：当你浏览知网、Web of Science等学术网站时，点击浏览器右上角的Zotero图标，文献信息会被自动抓取并保存到你的Zotero库中。
2. 在Word中插入文献：
   • 将光标定位到Word文档中你想插入引用的位置。
   • 点击 “引用” -> “Zotero” 选项卡（安装Zotero Word插件后会自动出现）。
   • 点击 “添加/编辑引文”。
   • 在弹出的搜索框中,搜索并选择你想要引用的文献。
   • 点击 “确定”。
3. Word会自动完成两件事：
   • 在光标位置插入上标形式的引文,如 [1]。
   • 在文末自动生成格式规范的参考文献列表。

优点：信息准确、省时省力、管理方便。

第四步：插入和管理引文

如何插入引文

1. 将光标放在需要引用句子的末尾。
2. 点击 “引用” -> “Zotero” -> “添加/编辑引文”。
3. 搜索并选择文献,你可以按住 Ctrl 键选择多篇文献，它们会自动按顺序编号，如 [1-3]。
4. 点击 “确定”。

如何编辑引文

1. 点击文档中已经插入的引文标记（如 [1]）。
2. 点击 “引用” -> “Zotero” -> “编辑引文”。
3. 在弹出的对话框中,你可以进行以下操作：
   • 位置：选择“在句末 (默认)”或“在句中 (作者, 年份)”。
   • 页码：添加具体的页码，如 [1] 会变成 [1] (p.15)。
   • 前缀/后缀：添加自定义文字，如 [1] 的研究指出...。
   • 排除作者/年份：只显示页码，或只显示作者年份。

如何删除引文

1. 直接选中并按 Delete 键删除引文标记即可，Word会自动更新文末的参考文献列表，移除对应的条目。

第五步：生成和更新参考文献列表

这是最神奇的一步。

1. 将光标定位到你希望放置参考文献列表的文末位置。
2. 点击 “引用” -> “书目” -> “自动生成书目”。
3. Word会根据你设置的样式（GB/T 7714-2025）和所有插入的引文，自动生成一个格式完美的参考文献列表。

重要提示：

• 更新：在你后续又添加或删除了引文后，右键点击已生成的参考文献列表，选择 “更新引文和书目”，列表就会自动刷新。
• 转换为普通文本：当你的论文最终定稿后，如果你不希望Word再自动更新这个列表（比如提交给某些系统时），可以右键点击它，选择 “将书目转换为静态文本”，这样它就变成了普通的Word文本，不会被误改。

常见问题与解决方案

1. 问题：文末的参考文献列表不是我想要的格式（比如标题不对，条目顺序不对）。

   • 解决：
     • 检查 “样式” 是否正确设置为 GB/T 7714-2025。
     • 右键点击参考文献列表,选择 “编辑引文”，在对话框右下角点击 “格式化” -> “编辑整个书目”，这里可以设置标题（如“参考文献”）、排序方式（如按出现顺序或按作者字母顺序）等。

2. 问题：引文显示为 {Author, Year} 之类的代码。

   • 解决：这通常是因为Zotero Word插件没有正确加载，重启Word和Zotero Desktop，或者重新安装Zotero Word插件。

3. 问题：Zotero里的文献在Word里搜不到。

   • 解决：检查文献是否已经添加到Zotero的“我的文献”库中，并且包含了必要的字段（如标题、作者、年份），在Zotero中编辑文献信息，确保没有缺失关键项。

4. 问题：学校或期刊有特殊的格式要求。

   • 解决：
     • 首先去Zotero官方样式库（https://www.zotero.org/styles）搜索，看是否有现成的样式，下载后，在Word的 “样式” -> “更多样式...” -> “管理样式...” 中导入。
     • 如果没有,可以联系学校的图书馆，他们通常有官方的样式文件，或者，你可以尝试修改最接近的样式。

最佳工作流程

1. 前期准备：安装并熟悉Zotero，建立个人文献库。
2. 写作阶段：在Word中专注写作，需要引用时，通过Zotero插件快速插入引文。
3. 格式设置：在Word的“引用”选项卡中，选择正确的引文样式（如GB/T 7714-2025）。
4. 生成列表：文末，一键生成并更新参考文献列表。
5. 最终检查：定稿后，将书目转换为静态文本，进行最终校对。

遵循这个流程,你的论文参考文献管理将会变得非常轻松和专业，告别手动排版的烦恼，祝你论文写作顺利！