合同管理作为企业运营的核心环节，贯穿于合同谈判、签订、履行、归档的全生命周期，其有效性直接关系到企业的经济效益、风险控制及合规性，在实际操作中，企业合同管理仍存在诸多问题,亟需系统梳理与优化。
合同管理中存在的主要问题
（一）合同签订前的风险识别不足
合同签订前的尽职调查是风险防控的第一道防线，但部分企业存在以下问题：一是对合作方主体资格、履约能力、信用状况等审查不严，导致与无资质、失信企业签约，引发履约风险；二是对合同标的、数量、质量、价款等核心条款约定模糊，存在歧义，为后续履约纠纷埋下隐患；三是法律合规审查流于形式，未结合行业特性与业务实际评估条款合法性,可能存在无效条款或法律风险点。
（二）合同签订流程不规范
合同签订流程的规范性直接影响合同效力与执行效率，常见问题包括：一是审批流程缺失或倒置，未经相关部门（如法务、财务、业务）会签即盖章，导致合同条款存在缺陷；二是用印管理混乱，存在“人情章”“空白章”现象，甚至未经授权擅自对外签约；三是合同文本版本控制失效，出现同一合同多版本并存,条款不一致引发争议。
（三）合同履行过程监控缺失
合同签订后，部分企业忽视动态管理，导致履约风险失控，具体表现为：一是缺乏履约跟踪机制，对合同进度、付款节点、质量验收等关键环节未实时监控，无法及时发现违约行为；二是变更管理随意，口头约定、补充协议未签订或未履行审批程序，导致权利义务失衡；三是纠纷响应滞后，出现争议时未及时采取法律措施,错过最佳维权时机。
（四）合同归档与数据管理低效
合同档案是企业重要的法律与资产凭证，但管理中常存在以下痛点：一是纸质合同存储分散，易丢失、损毁，检索效率低下；二是电子合同管理缺乏统一平台，数据孤岛现象严重，无法实现跨部门协同；三是合同台账不完整，对合同履行状态、金额、期限等关键信息未动态更新,导致管理决策缺乏数据支撑。
（五）合同管理信息化程度不足
随着数字化转型的推进，部分企业仍依赖传统人工管理方式，信息化水平滞后，主要问题包括：一是未引入合同管理系统（CLM），合同起草、审批、归档等环节依赖线下操作，效率低下且易出错；二是系统功能单一，未与ERP、CRM等业务系统集成，数据无法互通；三是缺乏智能化分析工具，无法对合同风险、履约效率等进行量化评估。
合同管理问题的优化对策
针对上述问题，企业需从流程优化、技术赋能、人员建设等多维度入手,构建全生命周期合同管理体系。
（一）完善合同风险防控机制
- 建立合作方资信数据库：通过第三方征信、历史履约记录等维度对合作方进行分级管理，高风险合作需额外审批。
- 推行标准化合同模板：针对常用业务类型制定标准化合同范本，明确核心条款，减少法律风险。
- 强化法律合规审查：设立专职法务岗位，对合同条款进行合法性、合规性审查，重点排查“霸王条款”与潜在纠纷点。
（二）规范合同签订流程
- 明确审批权限：根据合同金额、类型划分审批层级，重大合同需提交管理层审议。
- 实施用印电子化：通过电子签章系统实现线上用印申请、审批与留痕，杜绝违规用印。
- 版本控制与存证：采用合同管理系统锁定最终版本，关键条款变更需留痕记录,确保合同一致性。
（三）加强合同履行动态监控
- 建立履约跟踪台账：实时记录合同履行进度、付款情况、验收结果等，设置预警节点（如逾期付款、延期交付）。
- 规范变更与解除流程：合同变更需签订书面补充协议，履行内部审批程序，重大变更需重新评估风险。
- 建立纠纷快速响应机制：明确纠纷处理责任部门，制定应急预案，通过协商、仲裁或诉讼等方式及时维权。
（四）推进合同档案数字化管理
- 实施全流程电子化归档：将纸质合同扫描存档，电子合同加密存储，确保档案安全与完整性。
- 构建合同管理数据库：整合合同台账、履约记录、关联文档等数据，实现分类检索与统计分析。
- 定期开展档案审计：对合同归档情况、数据准确性进行抽查,确保档案管理规范。
（五）提升合同管理信息化水平
- 引入专业合同管理系统（CLM）：实现合同起草、审批、签署、归档、履约监控全流程线上化，提升效率。
- 推动系统集成与数据互通：将CLM与ERP、财务系统对接，实现合同数据与业务数据实时同步，支持业财一体化管理。
- 应用智能化分析工具：通过AI技术识别合同风险条款、预测履约风险,为管理决策提供数据支持。
不同行业合同管理问题对比分析
| 行业 | 主要问题 | 优化重点 |
|---|---|---|
| 制造业 | 采购合同条款模糊，供应商履约监控难；产品质量验收标准不统一 | 标准化采购合同模板，建立供应商履约评价体系，引入物联网技术实时监控生产进度 |
| 互联网行业 | 用户协议隐私条款不合规；数据安全责任约定不清；电子合同签署流程不规范 | 强化法律合规审查，采用区块链电子存证，确保用户授权流程透明化 |
| 建筑业 | 工程量变更频繁，签证管理混乱；工期延误责任界定不清 | 规范变更签证流程，建立工期延误预警机制，利用BIM技术监控项目进度 |
相关问答FAQs
Q1：中小企业如何低成本优化合同管理？
A1：中小企业可通过以下方式降低成本：一是优先使用免费或低成本的合同管理软件（如钉钉、企业微信的合同模块）；二是制定简化的合同审批流程，避免过度层级；三是聘请外部法律顾问进行定期审查，而非全程参与；四是建立标准化合同模板库，减少重复起草成本；五是加强内部培训,提升员工的合同风险意识。
Q2：电子合同的法律效力如何保障？
A2：电子合同的法律效力需满足以下条件：一是签约主体身份真实，可通过人脸识别、数字证书等方式验证；二是合同内容未被篡改，采用哈希值校验、区块链存证等技术确保完整性；三是签署过程符合《电子签名法》规定，使用可靠的电子签名；四是合同内容不违反法律强制性规定，不存在无效情形，企业应选择具备资质的第三方电子签约平台，并妥善保存电子合同及签署日志,以备争议时举证。
